Los eventos exitosos vienen en todos los sabores y tamaños: una formación, un congreso académico-científico, un evento corporativo… Pero el éxito en la organización de eventos siempre pasa por una planificación detallada con antelación.

Te mostramos seis pautas esenciales desde nuestra experiencia como proveedores de servicios de interpretación.

1. Define claramente el tema de tu evento

Profesionales de sectores e industrias diferentes acudirán a tu evento para debatir o informarse de un tema especializado: mejorar sus conocimientos, tejer una red de contactos o simplemente porque la temática suscita un gran interés.

Por eso, el primer paso de organización de eventos será pararnos a pensar cuál será el tema central de nuestro evento. Tener claro cuál será el tema del congreso y comunicarlo claramente a tu equipo. De esta manera garantizarás que el perfil de los asistentes encaja con el congreso y las ponencias y actividades propuestas.

2. Define claramente el presupuesto

Para organizar un evento multilingüe exitoso es necesaria una planificación presupuestaria cuidadosa para garantizar que se cubran todos los gastos y se mantenga la calidad del evento. Establece un límite de gasto y elabora un presupuesto detallado. Ten en cuenta el alquiler del espacio, servicios de cátering, honorarios de los intérpretes y ponentes, costos de márketing y publicidad, gastos de transporte y alojamiento, equipos de sonido, material impreso etc. Siempre es aconsejable prepararse para imprevistos: establece una cantidad destinada a cubrir cualquier gasto inesperado que pueda surgir durante, antes o después del congreso. 

También puede ser interesante buscar fuentes de financiación alternativas: patrocinadores que estén dispuestos a contribuir con fondos o servicios a cambio de publicidad en el evento. También puedes investigar sobre posibles subvenciones o fondos.

Valora si el congreso será gratuito o habrá un coste de entrada: si optas por una entrada, valora si aplicarás descuentos a perfiles concretos de asistentes y asegúrate de que la cantidad recaudada cubra los gastos previstos.

Por último, recuerda que el presupuesto es la piedra angular de la organización de eventos. Asegúrate de asignar una mayor cantidad de recursos a los aspectos más importantes y mantener un equilibrio entre los gastos necesarios y la calidad del evento que deseas ofrecer.

3. Escoge a tus ponentes

Elegir ponentes para un congreso multilingüe no es tarea baladí. Hay que buscar expertos en la materia. Te aconsejamos que te pongas en contacto con ellos con suficiente antelación para asegurar su disponibilidad, especialmente durante los meses de primavera, época en la que se organiza la mayoría de congresos.

Aconsejamos que cada ponente hable su lengua materna para expresar sus ideas más fluidamente.

4. Comunica tus ideas por medio de intérpretes

Un evento multilingüe, ya sea un congreso largo o una pequeña formación, no puede tener éxito sin un servicio de interpretación. Los intérpretes son tus mejores aliados y su presencia garantizará una comunicación fluida.

Hay todo tipo de eventos, con diversas modalidades de interpretación que requieren diferentes herramientas de trabajo. Una vez esté decidido el lugar y la fecha, es aconsejable consultar la disponibilidad de los intérpetes, especialmente si se trata de un idioma de menor difusión. Déjate asesorar por los gestores de proyectos e intérpretes, que darán con la mejor solución de acorde a las necesidades del congreso.

Por último, cuando se acerque la fecha, no te olvides de mandarles cualquier tipo de documentación (discurso escritos, presentaciones, documentos técnicos) para que el equipo de intérpretes pueda empaparse de la terminología y la jerga de la industria. Los intérpretes tratarán tus documentos con absoluta confidencialidad y no serán compartidos con terceras personas.

5. Planifica un programa claro

Una vez escogidos tus ponentes y confirmada su disponibilidad, es la hora de desarrollar el programa del congreso. Es importante que organizarlo todo con detalle para que tanto los ponentes como los asistentes puedan disfrutar de discursos, talleres, mesas redondas, sesiones de networking etc sin olvidar las pausas para café, comida, cóctel o posibles actividades paralelas que quieras organizar mientras dure el congreso (rutas turísticas, actividades de teambuilding…)

6. Piensa el lugar y la fecha adecuada

Los lugares inadecuados pueden dar un toque inesperado a un congreso. Hoteles, universidades, museos, sitios históricos, teatros y bibliotecas ofrecen espacios para albergar eventos y congresos, pero hay que considerar las necesidades de tus asistentes. La sede del evento debe fomentar la colaboración y el networking, la movilidad fácil durante las pausas y las ponencias, estar libre de posibles barreras arquitectónicas para personas con movilidad reducida o tener una buena acústica y conexión a internet

Asegúrate de que haya espacios con suficiente tamaño para posibles eventos paralelos o sesiones de trabajo, servicios, que el cátering atienda las necesidades dietéticas especiales y que sea posible llegar a la sede del evento en transporte público. En caso de que el evento sea itinerario o de que los asistentes deban desplazarse rápidamente al aeropuerto o a la estación tras el evento, puedes valorar incluir un autobús lanzadera.

Garantizamos un evento multilingüe exitoso

Nuestros intérpretes te asesorarán en la organización de eventos para discutir todos los parámetros que tener en cuenta.

Trabaja con nosotros para:

· Ahorrar tiempo sin tener la necesidad de buscar la persona adecuada para organizar el equipo de intérpetes, de sonido, alquiler de cabinas de interpretación… Te ofrecemos un servicio holístico.

· No necesitarás ofrecer un briefing detallado a los intérpretes. Seremos tus proveedores habituales de servicios de interpretación y conoceremos en profundidad la materia, tu empresa y marca u objetivos. Sabremos dar con la clave del éxito.

· Garantizar las buenas prácticas y confidencialidad. Nos ceñimos a un estricto código profesional deontológico por respeto a los intereses legítimos de nuestra clientela.